Bab 1 Pembahasan Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Informasi dan Konsep Dasar Sistem Informasi (Semester 6)

 

 

Pengertian Sistem dan Sistem Informasi

 

P

ada era globalisasi dan informasi saat ini, peranan sistem informasi telah menjadi salah satu syarat mutlak atau kunci keberhasilan yang harus dipahami dan diterapkan oleh seluruh organisasi, baik swasta (private) maupun publik (government). Hampir seluruh aktivitas organisasi, seperti aktivitas pemerintahan, usaha/bisnis, perbankan, pelayanan kepada pelanggan atau konsumen (customer), pengambilan keputusan, formulasi strategi kompetitif organisasi, dan berbagai ragam aktivitas lainnya tidak dapat terlepas dari sistem informasi. Oleh karena itu, pemahaman dan penerapan sistem informasi secara benar dan tepat pada semua level organisasi, mulai dari level operasional (pelaksana teknis) hingga level pimpinan puncak (top leader) akan sangat

mempengaruhi pencapaian keberhasilan organisasi.

Sebelum lebih jauh membahas tentang pengertian sistem dan sistem informasi, mahasiswa sebaiknya terlebih dahulu memahami komponen dasar pembentuk sistem dan sistem informasi. Komponen dasar dimaksud meliputi data dan informasi, yang didefinisikan pada uraian berikut ini.

 

A.      DATA DAN INFORMASI

 

Dalam berbagai pembicaraan maupun diskusi, sebagian pihak sering menyamakan atau mempertukarkan antara data dan informasi, namun secara konsepsi keduanya berbeda. Hal tersebut dapat diterima jika terjadi dalam pembicaraan lisan, namun tidak demikian bagi pihak-pihak yang memiliki pemahaman data dan informasi dengan baik.

Data merupakan kata jamak dari datum, yang umumnya digunakan untuk merepresentasikan, baik bentuk tunggal maupun jamak. Data sering dipahami sebagai fakta/kenyataan mentah atau hasil pengamatan (observasi), hasil mencacah, dan hasil mengukur, yang masih belum diolah dan disajikan dalam konteks yang berarti dan bermanfaat.

Pemahaman data sebagaimana yang dikemukakan sebelumnya sesuai dengan definisi data yang dikemukakan oleh McLeod (2001) bahwa data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Definisi yang hampir sama juga dikemukakan oleh Ceriello dan Freeman (1991) bahwa data merupakan angka-angka (numbers), kata-kata (words) atau

 

frase/ungkapan (phrases) yang jika diolah atau diproses dapat menghasilkan informasi.

Mengacu pada definisi tersebut di atas dapat dipahami bahwa data merupakan bentuk paling primitif dalam jenjang informasi, yang pada umumnya menggambarkan fenomena fisik, yang direpresentasikan dalam simbol-simbol seperti angka-angka, kata-kata atau oleh kode-kode yang terdiri dari gabungan numerik dan karakter. Data juga dapat disebut sebagai ukuran objektif (karakteristik) suatu entitas objek, seperti manusia, tempat, benda, dan kejadian (event). Bentuk data dapat berupa teks, data numerik, suara maupun citra.

Data dapat dicontohkan antara lain berupa jumlah jam kerja tiap pegawai/karyawan dalam suatu perusahaan. Jika data tersebut kemudian diproses, ia dapat diubah menjadi informasi. Misalnya, jika jam kerja tiap pegawai dikalikan dengan upah per jam kerja akan menghasilkan pendapatan kotor (bruto) pegawai. Jika angka pendapatan kotor tiap pegawai dijumlahkan akan menghasilkan total biaya gaji pegawai perusahaan yang bersangkutan. Total biaya gaji tersebut dapat menjadi informasi bagi pemilik perusahaan (owner).

Selanjutnya, informasi didefinisikan sebagai data yang telah diproses atau data yang memiliki arti (McLeod, 2001). Data yang telah diproses atau diolah dan disajikan ke dalam konteks yang berarti dan bermanfaat akan menghasilkan informasi.

Dalam konteks yang lebih luas, Ceriello dan Freeman (1991) mendefinisikan informasi sebagai data yang diorganisir, diformat, diurutkan, dan dipresentasikan dalam suatu bentuk yang logis dan siap untuk dianalisis dan diinterpretasikan oleh pemakai akhir (end users). Intinya adalah bahwa data merupakan sumber informasi yang diorientasikan kepada pemakai atau pengguna informasi yang tepat.

Terminologi data dan informasi sering bertukar tempat dalam pemakaiannya. Meskipun demikian, data tidak akan pernah berguna tanpa pengolahan yang dapat memberikannya nilai tambah. Pengolahan yang dapat dilakukan adalah dengan cara:

1.      mengubah data dalam suatu susunan tertentu;

2.      menganalisis dan mengevaluasi isi data;

3.      menempatkan data dalam konteks yang tepat bagi penggunanya.

 

Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa informasi dapat dipandang sebagai data yang telah diproses dalam konteks yang dapat memberikan nilai

 

(value) bagi pengguna yang spesifik. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah atau pemroses informasi (information processor). Pengolah informasi dapat berupa elemen-elemen komputer, elemen-elemen non- komputer atau kombinasi keduanya.

 

B.      PENGERTIAN DAN KONSEP SISTEM

 

Dasar dari area konsep sistem informasi adalah konsep sistem dan informasi. Untuk memahami konsep sistem informasi, maka kunci utamanya adalah memahami konsep sistem dan informasi terlebih dahulu.

Sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya bahwa informasi memiliki arti yang sangat penting di dalam organisasi, sehingga sering diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative  entropy atau negentropy.

Pengertian sistem dapat ditelusuri dari sisi asal katanya, yakni dari Bahasa Inggris yang disebut sebagai system. Seluruh Kamus Inggris-Indonesia menerjemahkan kata system sebagai susunan (Echols dan Shadily, 1995). Misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf, sistem jaringan berarti susunan jaringan, dan lain sebagainya.

Sistem secara sederhana didefinisikan sebagai himpunan dari sekelompok elemen-elemen yang mempunyai keterkaitan dan keterhubungan satu sama lainnya dan kesemuanya itu membentuk satu kesatuan yang utuh. Secara formal, McLeod (2001) memberi batasan sistem sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Batasan sistem tersebut sesuai untuk suatu organisasi atau perusahaan maupun suatu bidang fungsional tertentu. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau level manajemen/pimpinan.

Lebih lanjut Marimin et al. (2006) mendefinisikan sistem sebagai suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan satu sama lain yang berusaha untuk mencapai suatu tujuan dalam suatu lingkungan yang kompleks. Pengertian tersebut mencerminkan adanya beberapa bagian dan hubungan antarbagian, yang menunjukkan kompleksitas dari sistem yang meliputi kerja sama antara bagian yang interdependen satu sama lain. Selain itu,

 

dapat dilihat bahwa sistem berusaha mencapai tujuan. Pencapaian tujuan dimaksud menyebabkan timbulnya dinamika, perubahan yang terus-menerus perlu dikembangkan dan dikendalikan.

Mengacu pada definisi atau pengertian sistem sebagaimana yang telah diuraikan, dapat dinyatakan bahwa sistem sebagai gugus dari elemen-elemen yang saling berinteraksi secara teratur. Interaksi tersebut adalah dalam rangka mencapai tujuan atau subtujuan. Sistem juga terdiri dari berbagai macam, antara lain sistem terbuka, sistem tertutup, dan sistem dengan umpan-balik (feedback).

Berdasarkan definisi sistem, kita dapat memahami bahwa sesuatu dapat dinyatakan sebagai sistem apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.

1.      Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

2.      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3.      Adanya hubungan di antara elemen sistem.

4.      Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.

5.      Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

 

Dalam area sistem informasi, terminologi sistem digunakan untuk menjelaskan sekumpulan komponen-komponen yang berkaitan satu sama lain yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan umum, yaitu dalam menerima masukan-masukan dan menghasilkan keluaran-keluaran dalam suatu proses transformasi yang terorganisir. Sistem yang demikian sering disebut sebagai suatu sistem yang dinamis.

Pada prinsipnya, sistem terdiri atas komponen-komponen atau fungsi utama sebagai berikut.

1.      Masukan (Input), mencakup elemen-elemen yang bertugas dalam pemasukan (entry) ke dalam sistem untuk diproses lebih lanjut. Misalnya, bahan mentah, energi, data, dan upaya-upaya orang yang dibutuhkan untuk diproses lebih lanjut.

2.      Pemrosesan/Transformasi (Processing), melibatkan proses transformasi yang mengonversi atau mengubah masukan menjadi keluaran di dalam sistem. Misalnya, proses pengolahan bahan baku dalam suatu industri manufaktur, proses pernafasan manusia, perhitungan-perhitungan data, dan lain-lain.

3.      Keluaran (Output), mencakup elemen-elemen hasil transformasi melalui berbagai proses pengolahan yang ada dalam sistem sebagaimana yang

 

dikehendaki. Misalnya, berbagai jenis produk susu olahan, pelayanan- pelayanan, hasil perhitungan tertentu, dan lain-lain.

 

Dalam konsep sistem, terdapat dua komponen tambahan yang sering tercakup dalam pembahasan sistem secara keseluruhan. Kedua komponen dimaksud adalah umpan-balik (feedback) dan kendali sistem (control). Sistem dengan kedua komponen tersebut sering disebut sebagai sistem sibernetik (cybernetic), yaitu suatu sistem yang melakukan monitoring sendiri dan pengaturan sendiri.

Umpan-balik sistem pada prinsipnya merupakan data kinerja (performance) sistem, dan sering dimasukkan sebagai bagian dari fungsi pengendalian karena perannya yang penting dalam proses pengendalian. Adapun kendali sistem merupakan fungsi utama sistem dalam memonitor dan mengevaluasi umpan- balik untuk menentukan apakah sistem berjalan menuju arah yang dikehendaki atau ditemukan adanya kelainan-kelainan.

Dengan demikian, apabila terjadi kelainan-kelainan berbagai perbaikan masukan dan keluaran maupun proses atau transformasi dapat dilakukan untuk memperoleh hasil yang diharapkan. Baik umpan-balik maupun kendali sistem pada prinsipnya berperan saling menunjang dalam upaya meyakinkan bahwa sistem benar-benar telah berjalan sesuai dengan harapan.

Uraian tersebut di atas menggambarkan bahwa sifat dasar sistem adalah pencapaian tujuan, kesatuan usaha atau upaya, keterbukaan terhadap lingkungan, proses atau transformasi, hubungan antarbagian, dan adanya mekanisme pengendalian. Pengertian sistem sebagaimana yang telah dijelaskan secara skematis dapat dilihat pada Gambar 1.1, yang dikenal dengan Model Umum Sistem.

Suatu sistem yang berjalan dengan baik akan menghasilkan suatu umpan- balik yang positif, yang memberikan sinyal kepada fungsi kendali agar tetap memelihara keadaan sistem sebagaimana adanya karena sistem telah berjalan sesuai dengan harapan. Selanjutnya, sistem yang berjalan tidak sesuai dengan harapan akan menghasilkan umpan-balik yang negatif. Dalam dunia nyata, keadaan sistem cenderung menghasilkan penyimpangan-penyimpangan dari tujuan semula. Dalam kondisi yang demikian, fungsi kendali akan senantiasa memonitor umpan-balik dan berupaya untuk mengurangi berbagai kelainan tersebut dengan menggunakan kinerja sistem terdahulu sebagai acuan/patokan.

 

 

                                          

 

 

 

Gambar 1.1.

Model Umum Sistem

 

Pada prinsipnya, fungsi kendali sistem dapat dilakukan dengan:

1.      mendeteksi umpan-balik dengan suatu alat pendeteksi;

2.      mengukur ukuran, kuantitas, arah atau intensitas dari umpan-balik;

3.      membandingkan hasil sistem dengan standar kinerja yang tepat;

4.      menyampaikan sinyal kendali untuk melakukan tindak koreksi ataupun perubahan terhadap komponen sistem lainnya;

5.      memelihara kondisi sistem tetap sebagaimana yang dikehendaki.

 

1.       Subsistem dan Suprasistem serta Keterkaitannya di dalam Sistem

Sistem bukanlah sesuatu yang berdiri sendiri, namun berada dalam lingkungan yang juga memiliki sistem lain. Suatu sistem juga memiliki bagian- bagiannya yang disebut dengan subsistem. Contoh subsistem dalam sistem kepegawaian negara, terdiri dari subsistem perencanaan pegawai, mutasi, pensiun, kompensasi atau penggajian, informasi kepegawaian, tata usaha kepegawaian, dan lain-lain.

Bagi suatu sistem, bagian lain di luarnya disebut dengan lingkungan (environment). Istilah lain yang paralel untuk mendeskripsikan hal tersebut adalah suprasistem, di mana sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar. Contohnya adalah kepegawaian daerah adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, yakni kepegawaian negara. Kepegawaian negara merupakan suprasistem dari kepegawaian daerah dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

 

Masing-masing subsistem dan suprasistem haruslah selalu dapat berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang relevan sehingga sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, dalam menganalisis sistem, perlu dibatasi sejauh mana sistem dimaksud akan dianalisis, dipisahkan dari lingkungannya dan sistem lain. Batas tersebut disebut sebagai batas sistem (system boundary). Beberapa sistem yang ada dalam lingkungan yang sama dapat saling berhubungan atau mempunyai batas yang saling berkaitan, yang disebut dengan interface (penghubung). Keterkaitan antara sistem, subsistem, dan suprasistem tersebut dapat diringkas melalui Gambar 1.2.

Uraian di atas memperlihatkan bahwa pandangan maupun pendekatan terhadap sistem (systems view/approach) melihat semakin dirasakannya interdependensi dari berbagai bagian dalam mencapai tujuan sistem. Masalah- masalah yang dihadapi pada saat ini tidak lagi sederhana dan dapat menggunakan peralatan yang menyangkut satu disiplin saja, tetapi memerlukan peralatan yang lebih komprehensif, yang dapat mengidentifikasi dan memahami berbagai aspek dari suatu permasalahan dan dapat mengarahkan pemecahan secara menyeluruh.

Suprasistem                              Sistem

 

 

Gambar 1.2.

Sistem, Subsistem, dan Suprasistem

 

Melalui pandangan terhadap sistem diharapkan dapat:

a.        mencegah manajemen/pimpinan tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan;

b.       menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik;

c.        menekankan pentingnya kerja sama dari semua bagian dalam organisasi;

d.       mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya;

e.        memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan-balik.

 

Meskipun demikian, penggunaan pendekatan secara sistem tidak terbebas dari kelemahan. Pendekatan sistem memang memberikan gambaran yang lebih luas mengenai variabel-variabel yang harus ditangani dalam mengelola suatu sistem organisasi. Namun, di lain pihak, pendekatan sistem memiliki kelemahan, yaitu menambah kompleksitas analisis, yang kadang kala mengakibatkan kebingungan terutama bagi pengguna pemula.

Pendekatan sistem juga menghendaki sikap yang kritis dan ilmiah, kontra dengan sikap yang instan tanpa pengolahan lebih lanjut lagi. Di dalam pendekatan sistem, seseorang dituntut bersikap kritis dan mempunyai kemampuan diagnostik yang dapat memahami setiap permasalahan dalam kaitannya dengan lingkungan yang dihadapi.

 

2.       Klasifikasi Sistem

Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

a.       Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah, sistem terjadi karena proses alam dan tidak terdapat campur tangan manusia. Adapun sistem buatan manusia dirancang dan diciptakan oleh manusia. Contoh dari sistem alamiah adalah sistem rotasi bumi, sistem tata surya, dan lain-lain, sedangkan sistem buatan misalnya sistem pengendalian banjir, sistem tata kota, dan lain sebagainya. Sistem buatan manusia ini sering melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system.

 

b.       Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup merupakan sistem yang bekerja tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Adapun sistem terbuka merupakan sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses untuk menghasilkan keluaran (output). Secara teoritis, sistem tertutup memang ada, namun pada kenyataannya tidak pernah ada sistem yang benar-benar tertutup tanpa campur tangan pihak luar.

 

Pengklasifikasian sistem juga dapat dibagi berdasarkan sistem konseptual atau abstrak dan sistem fisik. Secara garis besar, kedua sistem dapat dijelaskan sebagai berikut.

 

a.       Sistem Konseptual atau Abstrak (Conceptual/Abstract System)

Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemennya. Contoh sistem yang bersifat konseptual adalah sistem sosial, sistem ekonomi, dan sistem teologi (hubungan antara manusia dengan Tuhan).

 

b.       Sistem Fisik (Physical System)

Kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan- tujuannya. Contoh sistem yang bersifat fisik adalah:

a.        sistem tata surya, sistem biologis tubuh manusia, sistem pengolahan minyak, sistem komputer, dan sebagainya;

b.       sistem transportasi, dengan elemen-elemennya meliputi: petugas, mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi;

c.        sistem komputer, dengan elemen-elemennya meliputi: peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan pengolahan data.

 

Selain pembagian sistem sebagaimana yang telah dikemukakan sebelumnya, sistem juga dapat dilakukan diklasifikasikan sebagai berikut.

a.       Deterministik Sistem

Deterministik Sistem merupakan sistem di mana operasi-operasi (masukan/keluaran) yang terjadi di dalamnya dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti. Contohnya adalah:

1)       program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya;

2)       sistem penggajian.

 

b.       Probabilistik Sistem

Sistem di mana masukan dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi keluaran yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti (selalu ada sedikit kesalahan atau penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). Contohnya adalah:

1)       sistem penilaian ujian;

2)       sistem pemasaran.

 

c.        Sistem Terbuka (Open System)

Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, yakni dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya, sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contohnya adalah:

Sistem keorganisasian yang memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah, di mana perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).

 

d.       Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Contohnya adalah:

Reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

 

e.        Sistem Tertutup Relatif (Relatively Closed System)

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu. Contohnya adalah:

Sistem komputer, sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya, dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya serta tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

 

f.         Sistem Artifisial (Artificial System)

Sistem ini meniru kejadian dalam alam, yang dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contohnya adalah:

1)       sistem Artificial Intelligent (AI), yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir;

2)       sistem robotika;

3)       jaringan neutral network.

 

g.       Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem ini dibentuk dari kejadian dalam alam. Contohnya adalah: laut, pantai, atmosfer, tata surya, dan lain-lain.

 

h.       Sistem Penjelasan Tingkah Laku (Manned System)

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut.

1)       Sistem Manusia-Manusia

Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.

2)       Sistem Manusia-Mesin

Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.

3)       Sistem Mesin-Mesin

Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktivitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, di mana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

 

C.      PENGERTIAN DAN KONSEP SISTEM INFORMASI

 

Sejak permulaan peradaban, manusia sudah bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain dengan menggunakan berbagai jenis instrumen/alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data). Perkembangan Sistem Informasi melalui alat pengolah data sejak jaman purba hingga saat ini dapat digolongkan ke dalam 4 (empat) golongan besar, yakni:

1.      Peralatan Manual, yaitu peralatan pengolahan data yang sangat sederhana, di mana faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah menggunakan tenaga tangan manusia.

2.      Peralatan Mekanik, yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang digerakkan dengan tangan secara manual.

3.      Peralatan Mekanik Elektronik, yaitu peralatan mekanik yang digerakkan secara otomatis oleh motor elektronik.

4.      Peralatan Elektronik, yaitu peralatan yang bekerjanya secara elektronik.

 

Secara sederhana, sistem informasi dipahami sebagai suatu himpunan atau kumpulan dari kelompok orang-orang yang bekerja, prosedur-prosedur, dan sumber daya peralatan yang mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi informasi, merawat, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.

 

Marimin et al. (2006) menyederhanakan pemahaman terhadap sistem informasi sebagai komponen-komponen dalam organisasi atau perusahaan yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi yang akan digunakan oleh satu atau lebih pemakai (users). Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti departemen atau lembaga suatu instansi pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi direktorat, bidang, bagian sampai pada unit terkecil di bawahnya.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi pada masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin akan terjadi pada masa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Setiap membicarakan tentang sistem informasi, maka di dalam benak setiap orang akan terbayang tentang komputer, di mana suatu sistem informasi pasti akan menggunakan komputer. Secara historis, gagasan tentang sistem informasi sudah ada sebelum muncul komputer. Pada masa itu, sistem informasi telah digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen untuk membuat keputusan dan melakukan kontrol operasi. Munculnya komputer telah menambah satu atau lebih dimensi, seperti kecepatan, akurasi, peningkatan volume data, dan lain-lain yang memberikan lebih banyak alternatif dalam pengambilan keputusan. Jadi, sistem informasi bukanlah hal yang baru, komputerisasinyalah yang terus menerus mengalami pembaharuan. Perkembangan lebih lanjut memunculkan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system/CBIS), yakni sistem informasi yang menggunakan sumber daya komputer (perangkat lunak dan keras) serta manusia dalam melakukan aktivitasnya untuk mentransformasi data menjadi produk informasi bagi kepentingan pengguna akhir (end-users). Dengan penggunaan teknologi komputer sebagai basis dalam sistem informasi diharapkan informasi yang akan dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, tepat waktu, dan tepat sasaran, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Sistem Informasi berbasis komputer yang berkembang hingga saat ini telah mengalami proses evolusi yang cukup panjang. Proses tersebut dapat dibagi berdasarkan tahapan-tahapan sebagai berikut.

 

1.       Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama Abad ke-20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pada fase ini, penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama aplikasi akuntansi berbasis komputer pada awalnya adalah Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing/EDP) kemudian berubah menjadi Data Prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

 

2.       Fokus Baru pada Informasi

Pada Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep sistem informasi menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

 

3.       Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS) merupakan sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut berada pada bagian manapun dalam organisasi, pada tingkat manapun, dan dalam area bisnis apapun.

 

D.      KOMPONEN SISTEM INFORMASI

 

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia, yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukan, pengolahan, dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sebaiknya sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang

 

paling sederhana, di mana semua masukan tersebut tiba pada saat bersamaan, meskipun hal tersebut jarang terjadi.

Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Oleh karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan demikian, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Burch dan Grudnitski (1989) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya sebagai blok pembangun (building block). Blok pembangun ini kemudian dibagi menjadi Blok Masukan (Input Block), Blok Model (Model Block), Blok Keluaran (Output Block), Blok Teknologi (Technology Block), Blok Basis Data (Database Block), dan Blok Kendali (Controls Block). Komponen sistem informasi tersebut secara ringkas dapat dilihat pada Gambar 1.3.

Pada Gambar 1.3 dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen- komponen yang saling terintegrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. Secara rinci, komponen-komponen yang membentuk Blok Pembangun Sistem Informasi tersebut dapat dijelaskan pada uraian berikut ini.

 

Pengguna                          Pengguna

Pengguna                            Pengguna

 

Gambar 1.3.

Blok Sistem Informasi yang Saling Berinteraksi

 

1.       Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

 

2.       Blok Model (Model Block)

Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model-model yang berfungsi untuk memanipulasi data masukan dan data yang tersimpan di dalam basis data, sehingga menjadi keluaran (informasi) tertentu yang diinginkan.

 

3.       Blok Keluaran (Output Block)

Blok keluaran berupa berbagai data keluaran, seperti dokumen keluaran (output) dan informasi yang berkualitas yang berguna untuk semua pemakai.

 

4.       Blok Teknologi (Technology Block)

Blok teknologi digunakan untuk menerima masukan (input), menjalankan model, menyimpan dan menelusuri/mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem.

 

5.       Blok Basis Data (Database Block)

Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan tersimpan pada suatu perangkat keras (biasanya komputer) dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

 

6.       Blok Kendali (Controls Block)

Pencegahan hal-hal yang dapat merusak sistem dan penanggulangan masalah pengendalian terhadap operasional sistem secara cepat, tercakup di dalamnya aspek pencegahan dan penanganan terhadap kesalahan atau kegagalan sistem serta integrasi dan pengembangan sistem.

 

E.      MODEL SISTEM INFORMASI

 

Pada prinsipnya, sistem informasi dapat dibedakan dalam 2 (dua) model, yakni berdasarkan komponen aktivitasnya dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi menggunakan sumber daya perangkat keras (hardware), sumber daya perangkat lunak (software, program, dan prosedur), dan sumber daya manusia (pengelola dan pengguna) untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas pemasukan

 

data, pengolahan data dalam menghasilkan informasi, penyimpanan data dan atau informasi, produksi informasi serta aktivitas pengendalian sistem informasi.

 

1.       Komponen sumber daya Informasi

Komponen sumber daya informasi dapat dilihat dari sisi sumber daya yang ada, yang meliputi:

a.        Perangkat/Peranti Keras (Hardware)

Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi, yang terdiri dari mesin dan media yang digunakan untuk melakukan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras berupa komputer (Central Processing Unit/CPU, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan data atau informasi dalam bentuk file, dan sebagainya), peralatan penyimpanan data, dan peralatan nonkomputer. Contoh perangkat keras dalam sistem informasi berbasis komputer antara lain komputer mainframe, mini computer, dan micro computer, yang di dalamnya tercakup peralatan pemasukan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan keluaran data/informasi, peripheral penunjang komunikasi (untuk jaringan komputer), dan komputer lainnya. Adapun media yang digunakan dapat saja berupa media kartu elektronik (smart card), kertas, media penyimpanan piringan magnetik, dan lain-lain.

b.       Perangkat/Peranti (Software)

Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi yang meliputi semua prosedur operasi yang diperlukan oleh program komputer dan prosedur operasi yang diperlukan oleh manusia, misalnya prosedur kerja, manual, dan lain-lain. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya. Perangkat lunak dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok, yaitu:

1)       Perangkat Lunak Sistem, seperti Sistem Operasi, Sistem Utilitas, dan Sistem Komunikasi, misalnya Program Microsoft Windows, LINUX, Novel Netware, Anti Virus, Norton Utilities, Disk Doctor, dan lain- lain.

2)       Perangkat Lunak Aplikasi, yang dapat dibagi berdasarkan:

a)       Perangkat Lunak Aplikasi yang bersifat Umum, seperti Pengolah Data (Word Processing), Pengolah Angka (Spreadsheet), Manajemen Basis Data, Aplikasi Statistika, Aplikasi Riset Operasi, dan lain-lain.

 

b)       Perangkat Lunak Aplikasi yang bersifat Khusus, yang terdiri dari program yang secara spesifik dibuat untuk aplikasi tertentu.

3)       Perangkat Lunak Bahasa Pemrograman, yang dapat dibagi berdasarkan:

a)       Bahasa Pemrograman Tingkat Tinggi, seperti Visual Foxpro, Bahasa C dan C ++, Borland, Basic, Visual Basic, Pascal, dan lain-lain.

b)       Bahasa Pemrograman Tingkat Rendah, seperti Bahasa Mesin dan Bahasa Assembler.

 

c.        Data dan Informasi

Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Contohnya adalah dokumen bukti-bukti transaksi, nota, kuitansi, dan lain-lain. Selanjutnya, data yang diolah dan disajikan dalam konteks yang berarti dan bermanfaat untuk menghasilkan informasi. Data yang telah diolah menjadi informasi kemudian digunakan dalam proses pengambilan keputusan, di mana keterkaitan di antara ketiganya dikenal dengan siklus informasi (information cycle). Data diolah menjadi informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan berikutnya menghasilkan data baru yang kemudian ditangkap menjadi masukan untuk diolah kembali menjadi informasi, dan seterusnya membentuk suatu siklus.

 

d.       Prosedur

Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku-buku penuntun operasional (instruksi), antara lain prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis, seperti buku manual menjalankan program komputer untuk pemakai, untuk penyiapan masukan, dan lain-lain.

 

e.        Manusia (Humanware/Brainware)

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu, hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Sebagai bagian utama dalam suatu sistem informasi, manusia dapat meliputi:

 

1)       Operator (Clerical Personnel), untuk penyiapan data, menangani transaksi, merespons permintaan, pemrosesan data, dan lain-lain.

2)       First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi di luar kendali (out-of-control), dan pengambilan keputusan pada level menengah ke bawah.

3)       Analis Sistem dan Programmer (Staff Specialist), digunakan untuk analisis perencanaan dan pelaporan.

4)       Pimpinan Sistem (Management), untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, analisis khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang serta pendukung analisis pengambilan keputusan. Tingkatan atau level manajemen dapat dibagi atas:

a)       Manajemen Level Atas, yakni untuk perencanaan strategis, kebijakan, dan pengambilan keputusan.

b)       Manajemen Level Menengah, yakni untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

c)       Manajemen Level Bawah, yakni untuk perencanaan dan pengawasan operasi serta pengambilan keputusan.

 

F.       AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

 

Aktivitas utama sistem informasi meliputi perhitungan, perbandingan, penyortiran, pengklasifikasian, dan perangkuman serta penyimpulan. Keluaran dari kegiatan pengolahan data adalah informasi dalam bentuk grafik/citra, film, teks, dan audio yang disajikan serta ditampilkan di media layar (video atau monitor), media cetak (kertas, film atau slide), dan media penyimpanan (memori komputer, tape, hard disk, floppy disk, compact disk, flash disk, dan lain-lain). Keluaran dari kegiatan pengolahan ini sering disebut sebagai Produk Informasi. Kegiatan penyimpanan data meliputi aspek organisasi data dalam media penyimpanan yang memudahkan penambahan data baru, pemutakhiran data (data update), pelacakan data (searching/browsing), penghapusan data, validasi

data, dan pengambilan data (data retrieval).

Data dan informasi dapat disimpan dalam beberapa model, yakni:

1.       Basis Data (Database), yang berisi koleksi terpadu dari sejumlah data yang saling berkaitan.

2.       Basis Model (Model Base), yang berisi koleksi terpadu dari model konsep, matematika, dan logika yang saling berkaitan dan mengekspresikan relasi, prosedur penghitungan, dan metode analisis.

3.       Basis Pengetahuan (Knowledge Base), yang berisi koleksi terpadu pengetahuan dalam bentuk norma dan kaidah (rules) dan fakta (facts) yang memungkinkan proses penarikan kesimpulan (inferensi). Basis ini merupakan basis data dari sistem pakar (expert system).

 

Secara umum, untuk menggambarkan bagaimana aktivitas utama sistem informasi yang melibatkan semua sumber daya yang ada (perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia) dalam mengubah data menjadi produk informasi, yang nantinya digunakan oleh penggunanya dan dapat digambarkan dalam suatu diagram matriks komponen sistem informasi (O’Brien, 2004). Matriks tersebut dapat digunakan sebagai dokumen global yang berisi komponen-komponen yang membentuk sistem informasi (Gambar 1.4).

 

Aktivitas Utama Sistem Informasi	Sumber Daya							Produk Informasi
	Perangkat Keras dan Jaringan		Perangkat Lunak		Manusia		Data
	Media	Mesin	Program	Prosedur	Pengguna	Spesialis
Masukan
Pengolahan
Keluaran
Penyimpanan
Kendali

 

Gambar 1.4.

Matriks Komponen Suatu Sistem Informasi

 

Matriks sebagaimana yang tersaji pada Gambar 1.4 menggambarkan sistem informasi sebagai suatu bentuk matriks dari seluruh sumber daya dan produk serta kegiatan utama. Melalui matriks tersebut dapat diketahui bagaimana aktivitas-aktivitas utama sistem informasi (masukan, pengolahan, keluaran, penyimpanan, dan pengendalian) dilaksanakan serta bagaimana penggunaan seluruh sumber daya yang ada (perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia) dalam menunjang proses konversi data menjadi suatu produk informasi. Selain itu, melalui matriks tersebut dapat juga dijawab pertanyaan sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan berbagai aktivitas yang dapat menghasilkan produk informasi sesuai harapan pengguna.